19 Wege im Urlaub von der Arbeit abzuschalten (Teil 1)


Foto: paul bica, benötigte Lesezeit: 6 Minuten, 1 Template

Urlaub ist überbewertet

Die Grenze zwischen der Arbeits- und Urlaubszeit löst sich zunehmend in Luft auf.

Nicht nur selbständige Unternehmer, sondern auch abhängig Beschäftigte haben große Schwierigkeiten, im Urlaub von ihrer Arbeit abzuschalten.

Laut einer aktuellen Studien des Bürodienstleisters Regus, an der mehr als 16.000 Befragte aus über 80 Ländern teilgenommen haben, arbeiten heute fast 50% der Arbeitnehmer bis zu 3 Stunden pro Urlaubstag.

Ich hoffe für dich, dass du zu den anderen 50% gehörst?!

Falls nicht, dann lies weiter unten, warum du dich im Urlaub freiwillig in diesen Arbeitswahn stürtzt, wohin das alles führt und was du dagegen konkret unternehmen kannst.

Motivation für den Arbeitswahn

Hohes Verantwortungsgefühl, die Aussicht auf eine baldige Beförderung, der feste Glaube an die eigene Unersetzlichkeit  … oder allein die Angst, etwas Wichtiges zu verpassen, erhöhen deine Bereitschaft, dich auch während deines Urlaubs mit Arbeitsthemen zu befassen.

Internetfähige Smartphones, Tablets oder Notebooks stellen dabei die ständige Erreichbarkeit durch deinen Chef, Kollegen oder Kunden sicher … und machen den Arbeitsstress, dem du in deinem wohlverdienten Urlaub eigentlichen entfliehen wolltest, zu deinem ständigen Begleiter.

Abkürzung zum Burnout

Dein hohes Engagement im Urlaub ist kurzfristig zwar sehr löblich … Langfristig führt eine dauerhaft hohe Arbeitsbelastung ohne Regenerationsphasen jedoch auf  kürzestem Wege zu einem Burnout.

Burnout ist übrigens keine Laune, die nach ein paar Tagen vorbeigeht, sondern eine ernst zu nehmende „Erkrankung“, deren Heilung … je nach Härtegrad … mehrere Monate bis Jahre dauern kann.

Davon hat am Ende keiner etwas … weder dein dein Chef, noch deine Kollegen, Kunden … und am wenigsten du selbst, weil es das vorzeitige Aus für deine Karriere bedeutet.

Pass deshalb gut auf deine seelische Gesundheit auf … Es wird niemand vorbeikommen, um diese Aufgabe für dich zu übernehmen.

Entspannter Urlaub ohne Arbeitsstress

Wenn du den Artikel bis hierhin gelesen hast, sind die Chancen groß, dass auch du während deines Urlaubs kräftig arbeitest … und dich dadurch akut der Gefahr eines Burnouts aussetzt.

Erfahre im ersten Teil der zweiteiligen Serie 9 von 19 Maßnahmen, die du VOR deinem Urlaub ergreifen kannst, um dir eine entspannte Urlaubszeit frei von Arbeit zu sichern.

Lerne dann im zweiten Teil 10 weitere Maßnahmen, die du WÄHREND deines Urlaubs in Angriff nehmen kannst, um einem Burnout langfristig aus dem Weg zu gehen.

19. Erziehe deinen Chef

Erziehe deinen Chef dazu, dich im Urlaub nicht mit Arbeit zu belästigen.

Sprich ihn auf dieses Thema an … Er wird dafür Verständnis haben.

Denn viele Chefs haben für dieses Problem häufig kein Bewusstsein, da sie für ihre eigenen Vorgesetzten selbst ständig erreichbar sein müssen.

Große Chancen auf Umerziehungserfolg hast du insbesondere dann, wenn du deinem Boss das Gefühl geben kannst, dass deine Aufgaben während deiner Abwesenheit ihm nicht um die Ohren fliegen werden.

Um das zu gewährleisten, musst du mindestens die Tipps 18-16 umsetzen.

18. Ziehe einen dicken Schlussstrich

Kläre vor dem Beginn deines Urlaubs alle deine offenen Punkte, bringe alle deine Projekte zum Abschluss und ziehe hinter jeder deiner Aufgaben gedanklich einen dicken Schlussstrich.

Starte deinen Urlaub ohne das mulmige Gefühl, dass dich nach der Rückkehr ein Berg an Arbeit erwarten wird, den du dann mühselig abtragen musst.

Allein das Wissen um die bevorstehenden Strapazen wird dir Tag für Tag die Urlaubslaune vermiesen …  und Nacht für Nacht den Schlaf rauben.

Falls deine Aufgaben während deiner Abwesenheit nicht ruhen können oder Projekte länger laufen müssen, kommst du nicht darum herum, dir eine zuverlässige Urlaubsvertretung zu suchen (s. Tipp 17) und ihr deine Aufgaben sauber zu übergeben (s. Tipp 16).

17. Finde eine zuverlässige Urlaubsvertretung

Zuverlässige Urlaubsvertretungen sind in der heutigen Arbeitswelt rar geworden.

Das liegt u.a. daran, dass Arbeitsteams aus Kostengründen häufig nur sehr dünn besetzt werden und keine Back-up-Lösungen für Ausfälle vorgesehen sind.

Unternehmen setzen darauf, dass die Arbeit bei urlaubs- oder krankheitsbedingten Abwesenheiten einzelner Kollegen „schon irgendwie von irgendwem“ gemacht wird.

Die Arbeitslast wird auf wenige Schultern verteilt … und es bleibt fast keine Zeit mehr für eine umfassende Einarbeitung der zurückbleibenden Kollegen übrig.

In der Folge wird die Qualität der Arbeitsergebnisse, die du nach deinem Urlaub zu verantworten hast, stark in Mitleidenschaft gezogen.

Vermeide deshalb böse Überraschungen, indem du deine potentiellen Urlaubsvertreter nach Möglichkeit bereits zwei Wochen im Voraus nach und nach ins kalte Wasser wirfst … Erleichtere ihnen durch dieses schrittweise Vorgehen die Einarbeitung in Themen, die du ihnen übergeben willst.

Nimm sie zu möglichst vielen relevanten Meetings mit, lass Sie Unterlagen miterstellen oder Telefonkonferenzen mitverfolgen.

Überzeuge dich während dieser Zeit von ihren Qualitäten, gib ihnen Hilfestellungen und entscheide bei jedem einzelnen, ob er/sie sich als Urlaubsvertretung eignet und welche Handlungs- und Entscheidungsspielräume du ihm/ihr einräumen willst.

In der Regel wirst du aber nur beschränkte Auswahlmöglichkeiten haben und auf Kollegen zurückgreifen müssen, die aktuell verfügbar sind.

Akzeptiere dabei, dass die Delegation von Aufgaben viel Mühe kostet, zeitaufwendig ist und du die Kontrolle über die Prozesse und Ergebnisse verlieren kannst.

Zusätzlich können während deiner Abwesenheit Entscheidungen getroffen werden, die nicht in deinem Sinne sind.

Finde dich auch damit ab, weil du sonst nie dazu kommen wirst, einen entspannten Urlaub ohne Arbeitsstress zu machen.

16. Mache eine saubere Übergabe

Mache mit deiner Urlaubsvertretung … es können auch mehrere Urlaubsvertreter sein … eine saubere Übergabe deiner Aufgaben.

Liste dazu alle deine ToDo‘s auf. Bestimme, bis wann bzw. in welchem Turnus diese Aufgaben erledigt werden müssen. Lege fest, welcher deiner Urlaubsvertreter welche ToDo‘s übernehmen soll … und gib am Ende an, wo deine Urlaubsvertreter dazu die notwendigen Materialen (z.B. Dateien, Templates, usw.) finden können.

Falls du keine Lust hast, dir dein eigenes Template zu basteln, kannst du gerne meine Übergabeliste verwenden.

Stimme deine Übergabeliste mit allen relevanten Urlaubsvertretern Punkt für Punkt ab.

Verschicke danach die finale Version an alle Beteiligten per Email. Drucke diese E-Mail im Anschluss aus und drücke sie jedem Empfänger persönlich in die Hand, damit keiner am Ende sagen kann, er hätte nichts davon gewusst.

Auf diese Weise schafft du Transparenz über deine anfallenden Aufgaben. Gibst deinen Urlaubsvertretern eine selbsterklärende ToDo-Liste in die Hand, die sie nur noch (stumpf) abarbeiten müssen … und hast ein Kontrollinstrument, mit dem du nach deinem Urlaub prüfen kannst, ob deine Aufgaben … wie abgesprochen … erledigt wurden.

15. Richte eine Notfallnummer ein

Richte eine Notfallnummer mit einer funktionierender Mailbox ein, unter der du in Ausnahmesituationen erreicht werden kannst.

Teile diese Notfallnummer jedoch nur deiner Urlaubsvertretung mit. Für alle anderen bist du während deines Urlaubs schlicht und einfach nicht erreichbar (vgl. Tipp 14).

Mache deiner Urlaubsvertretung klar, dass deine Notfallnummer ausschließlich für Notfälle gedacht ist, streng geheim bleiben sollte … und dass du deine Mailbox, z.B. wegen der hohen Roamingkosten im Ausland, der schlechten Netzverfügbarkeit, usw., nur alle drei Tage abhören kannst.

Dadurch stellst du sicher, dass du nur dann Anrufe erhältst, wenn es in deinem Unternehmen, Abteilung oder Team wirklich brennt.

Denk nur daran, dich an deine eigenen Vorgaben zu halten … und nicht gleich beim ersten Anruf sofort zum Hörer zu greifen, um z.B. einem Kollegen zu erklären, wo er die Unterlage XY finden kann, die er jetzt ganz dringend benötigt.

14. Manage frühzeitig die Erwartungen Dritter

Fange frühzeitig damit an, deine Urlaubspläne bei Kollegen, Kunden, Lieferanten usw. anzukündigen, damit sie sich besser auf deine Abwesenheit einstellen können.

Setze deine wichtigsten Ansprechpartner … z.B. deine ertragsstärksten Kunden … davon sogar persönlich in Kenntnis und stelle ihnen bei dieser Gelegenheit deine Urlaubsvertretung vor (s. Tipp 17).

Manage ihre Erwartungen dahingehend, dass dein Urlaub unverschiebbar ist … z.B. Flugtickets, Hotelzimmer, usw. fix gebucht … und dass du währenddessen schlicht und einfach nicht erreichbar bist.

Dadurch beugst du lästige Anfragen vor, ob du deinen Urlaub vielleicht um eine Woche nach hinten/vorne verschieben kannst oder für Rückfragen per Telefon/Email erreichbar bist.

13. Sage alle deine Termine ab

Sage alle deine Termine ab, die während deines Urlaubs anfallen, oder verschiebe sie auf einen nächstmöglichen Zeitpunkt.

Dazu gehören nicht nur Arbeitsmeetings, sondern auch interne Events (z.B. Sommerfest), externe Veranstaltungen (z.B. Schulungen) oder Lunch Dates.

Erspare es dir, im Urlaub folgenden Anruf oder Email zu erhalten: „Warte schon seit 10 Minuten vor der Kantine auf dich. Steht unser Mittagessen noch?!“

Geh wertschätzend mit deiner Urlaubszeit und mit der Arbeitszeit deiner Terminpartner um.

12. Formuliere eine aussagekräftige Abwesenheitsnotiz

Formuliere eine aussagekräftige Abwesenheitsnotiz, indem du dich in ihr nur auf zwei Kernbotschaften beschränkst:

  • Wann du die eingegangene Email beantworten wirst.
  • Wer dein(e) Vertreter inkl. Kontaktdaten ist (sind).

Ausgeschrieben könnte die Abwesenheitsnotiz wie folgt lauten:

Sehr geehrte Damen und Herren,

ich bin ab Montag, den 12.08.20XY, wieder für Sie erreichbar und werde dann gerne Ihre Email beantworten.

Bei Fragen zum „Musterprojekt XY“ wenden Sie sich bitte an Hrn. Mustermann (Tel.: 01…, Email: mustermann@…).

Bei Fragen zum „Musterproblem XZ“ hilft Ihnen Fr. Musterfrau (Tel.; 01…, Email: musterfrau@…).

Mit freundlichen Grüßen

Moritz Muster

Teile in deiner Abwesenheitsnotiz niemals deine Notfallnummer mit (siehe Tipp 15) … Denn dann kannst du das Thema Erholung im Urlaub gleich an den Nagel hängen bzw. einen Behandlungsplatz in einer Burnout-Klinik reservieren.

Komm auch nicht auf die Idee zu schreiben, dass du 2 Wochen lang irgendwo im Ausland bist … Gerät die Abwesenheitsnotiz auf Umwegen in falsche Hände, würde sie sich in eine willkommene Einladung für Wohnungseinbrecher verwandeln.

Deine Erholung der letzten 2 Wochen wäre dann spätestens beim Anblick deiner leer geräumten Wohnung innerhalb von Millisekunden dahin.

11. Schaufle deinen letzten Arbeitstag frei

Vermeide es unter allen Umständen, am letzten Arbeitstag (neue) Aufgaben oder Termine anzunehmen.

Denn dadurch gerätst du nur unnötig unter Zeitdruck, reißt neue Themen an dich, die du nicht mehr sauber übergeben kannst, und machst Dritten Hoffnung, dass du ihnen auch während deines Urlaubs für weitere Vertiefungen zur Verfügung stehst.

Schaufle dir stattdessen deinen letzten Arbeitstag frei und nutze ihn als Puffer, um aufgeschobene ToDo‘s abzuschließen, Übergabegespräche zu führen, dich in aller Ruhe von deinen Kollegen, Kunden, Vorgesetzten zu verabschieden … und im Idealfall auch etwas früher zu gehen.

Deine Tipps im Urlaub von der Arbeit abzuschalten?!

Wie schaffst du es, im Urlaub von deinen Arbeitsverpflichtungen abzuschalten. Teile deine Tipps und Tricks anderen Lesern im Kommentarfeld mit.

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