Clean-Bag-Policy: Mehr Ordnung, weniger Chaos

Clean-Bag-Policy
Foto: MiiiSH, benötigte Lesezeit: 12 Minuten

Laptoptasche voller Chaos

09:53 Uhr. Das wird eng.

Auf meiner Stirn bilden sich bereits die ersten Schweißperlen.

Ich stehe auf einer kleinen Bühne und krame hektisch in meiner Laptoptasche herum. Mein mobiles Office scheint der unorganisierteste Ort der Welt zu sein. Dazu ist es noch viel zu voll, schmutzig und schwer.

Meine anfängliche Hoffnung, in diesem Chaos noch schnell meinen USB-Stick zu finden, löst sich zunehmend in Luft auf. Denn in weniger als 7 Minuten werde ich meinen Vortrag zum Thema „Chancen und Risiken von Social Media“ halten.

Die dazugehörige Präsentationsdatei befindet sich leider auf dem verschollenen Datenträger. Einen schlechteren Start für meinen Auftritt hätte ich mir nicht vorstellen können.

Kein Grund zur Panik

Ich bin kurz vor dem Ausrasten.

Anstelle des USB-Sticks entdecke ich in den Untiefen meiner Laptoptasche ein Dutzend defekter Kugelschreiber, eine Packung abgelaufener Kaugummis, Unterlagen aus dem Vorjahr und eine Handvoll Hustenbonbons.

Die Hustenbonbons sind zum Glück noch gut. Ich gönnen mir gleich zwei, obwohl es gegen meine neuen Gewohnheiten verstößt.

Rhetorische Frage

„Ist alles in Ordnung?!“ fragt mich eine besorgte Stimme von hinten. Es ist die inzwischen unruhig gewordene Veranstaltungskoordinatorin.

Ich weiß, dass es nur eine rhetorische Frage ist. Ein „Nein!“ würde bei ihr ganz sicher auf keine allzu große Gegenliebe stoßen. Schließlich haben wir auf diesen einen Tag mehrere Wochen lang hingearbeitet.

Ich überlege mir deshalb eine gute Ausrede, setze mein schönstes Lächeln auf und drehe mich voller Selbstbewusstsein zu ihr um … Dumm gelaufen. Ich erstarre und bekomme kein einziges Wort mehr aus mir heraus.

Die Zuschauerränge sind bis auf den letzten Platz voll. Knapp 50 Köpfe starren mich erwartungsvoll an. Ich war so sehr mit der Suche nach meinem USB-Stick beschäftig, dass ich sie völlig übersehen habe.

Meine innere Stimme flüstert mir jetzt zu, dass ich jetzt keinen Rückzieher machen kann. Zu groß wäre die Enttäuschung … nicht nur dem Publikum und der Veranstaltungskoordinatorin, sondern auch mir selbst gegenüber.

Ich überprüfe noch einmal die Seitentaschen … Bingo! Ich habe meinen USB-Stick gefunden. Er hatte sich zwischen den Textmarkern, Taschenrechnern und Tesafilm-Rollen versteckt.

9:59 Uhr. Die Präsentation kann beginnen. Mir fällt in diesem Moment ein Stein vom Herzen. Die Veranstaltungskoordinatorin scheint jetzt auch etwas erleichtert zu sein.

Schäden infolge chaotischer Laptoptaschen

Solche Geschichten haben meistens kein Happy End.

Unterschätze nicht den Image-Schaden, den unordentliche Laptoptaschen bei deinen Kunden, Kollegen, Vorgesetzten oder Geschäftspartnern hinterlassen können. Denn du sendest ihnen die Botschaft, dass nicht nur du als Person, sondern auch deine Firma genauso chaotisch ist wie dein mobiles Office. Folgeaufträge ade.

Hast du etwa viel Lust mit Chaoten zusammen zu arbeiten? Vermutlich nicht. Deinen Mitmenschen geht es nicht viel anders.

Außerdem kostet dich das Chaos in deiner Laptoptasche immer wieder zu viel Zeit und Nerven, das zu finden, was du gerade dringend brauchst … Ganz zu schweigen, von dem vielen Zusatzgewicht, das du mit dir herumschleppen musst, wenn du in deiner Laptoptasche Unordnung duldest.

Clean-Bag-Policy für deine Laptoptasche

Nimm dir eine halbe Stunde Zeit, um dem Chaos in deiner Laptoptasche ein Ende zu bereiten. Führe die Clean-Bag-Policy ein und halte sie strikt ein.

Bei der Clean-Bag-Policy handelt es sich um eine Art Gebrauchsanweisung (ähnlich der Clean-Desk-Policy), mit deren Hilfe du in deiner Laptoptasche wieder mehr Ordnung schaffst und mehr Raum für die wirklich wichtigen Dinge des Lebens gewinnst.

Spare dir beim Suchen wertvolle Zeit und Nerven. Baue dir bei Kunden, Kollegen, Vorgesetzten oder Geschäftspartnern ein positives Image auf.

Übrigens, ich habe die Clean-Bag-Policy längst eingeführt und fest in meinem Alltag verankert. Den USB-Stick kann ich heute sogar mit Verbundenen Augen finden.

Du auch?!

Falls nicht, dann lies weiter. Hier ist meine eigene Schritt-für-Schritt-Anleitung:

08. Auf Reset-Knopf drücken

Drücke auf den Reset-Knopf deiner Laptoptasche. Das ist die schwierigste und gleichzeitig wirkungsvollste Übung.

Stell dazu deine Laptoptasche auf den Kopf. Lass aus ihr alles herausfallen, was nicht dazugehört.

Falls du die Befürchtung hast, dass bei dieser Aktion einige Gegenstände beschädigt werden können, lege eine Decke drunter oder hole diese Gegenstände vorher vorsichtig mit der Hand heraus.

Atme nach getaner Arbeit einmal tief durch und genieße deinen ersten Erfolg.

07. Spreu vom Weizen trennen

Widme dich nun dem ausgekippten Inhalt deiner Laptoptasche und trenne zunächst die Spreu vom Weizen.

Frag dich aufrichtig, was du wirklich brauchst. „Alles“ ist definitiv die falsche Antwort. Lerne, dich auf das Wesentliche zu beschränken.

Ich weiß, dass es schwer sein wird. Mache es trotzdem. Bilde dazu am besten drei Haufen, um dir den Start zu erleichtern:

  • Müll: Hier kommt alles rein, was veraltet, abgelaufen, defekt, usw. ist. Sei großzügig. Je mehr du wegwirfst, desto weniger Müll brauchst du in Zukunft mit dir herumzuschleppen. Der Müll gehört übrigens in den Müll. Komm nicht auf die glorreiche Ideen, deinen Müll im Büro zu bunkern, weil du nicht in der Lage bist, dich von ihm zu trennen.
  • (Zwischen-) Ablage: Hier kommt alles rein, was du aktuell nicht mehr benötigst, jedoch ggf. zu einem späteren Zeitpunkt nutzen willst, z.B. Unterlagen für zukünftige Termine oder Rechnungsbelege, die du in einem gesonderten Rechnungsordner ablegst. Bedenke, dass du auch in diesem Fall unnötiges Gewicht einsparen kannst, wenn du Gegenstände, die du nicht so oft nutzt, einfach im Büro oder zu Hause liegen lässt.
  • Muss: Idealerweise bleiben am Ende nur diejenigen Gegenstände übrig, die du unbedingt in deiner Laptoptasche haben musst. Was alles dazugehört, hängt stark von deinen Aufgaben ab.

Füge bei Bedarf weitere Muss-Gegenstände hinzu, die du regelmäßig benötigst, aber bisher nie dabei hattest, z.B. Deo, Kamm oder Taschentuch. Frage dich jedoch bei jedem weiteren Gegenstand, den du zusätzlich aufnimmst, ob du ihn auch wirklich brauchst. Verzichte im Zweifelsfall einfach auf ihn.

06. Logische Gruppen bilden

Knöpf dir nun den Haufen „Muss“ vor und teile die Gegenstände in logische Gruppen ein. Ich habe meine Muss-Gegenstände in folgende 8 Cluster eingeteilt:

  • Papierkram: 1x Notizbuch, 1-3x Unterlagen für bevorstehende Termine
  • Malzeug: 1x Textmarker, 2x Kugelschreiber (zwei Kugelschreiber reichen mir vollkommen aus; alle anderen habe ich entsorgt)
  • Technikkram: 1x Laptop (mein Smartphone verstaue ich in der Regel in meiner Hosen- oder Jackentasche)
  • Zubehör: 1x Laptop-Netzteil, 1x Maus, 1x Token, 1x Computerschloss (inkl. Schlüssel), 1x Smartphone-Netzteil, 1x USB-Stick
  • Kulturbeutel: 1x Packung Kaugummis, 2x Kopfschmerztabletten, 1x Labello, 1x Deo
  • Rechnungen: 1x Klarsichthülle (hier kommen alle Rechnungen rein, die sich im Laufe der Woche ansammeln, z.B. für Straßenbahn, Taxi, usw.)
  • Müll: 1x Klarsichthülle (hier sammle ich alle vertraulichen Unterlagen, die ich am Ende des Tages an den Reißwolf verfüttere; dazu später mehr)
  • Basics: 1x Visitenkartenetui, 1x Packung Post-its

Alle anderen persönlichen Gegenstände, wie z.B. mein Portemonnaie, Haustürschlüssel, usw. landen in der Regel genauso wie das Smartphone in meinen Hosen- oder Jackentaschen.

05. Kauf neuer Laptoptasche abwägen

Nachdem du deine Muss-Gegenstände in logische Gruppen eingeteilt hast, solltest du an dieser Stelle den Kauf einer neuen Laptoptasche abwägen.

Wenn du nur ein Laptop, ein Notizbuch und einen Kugelschreiber transportierst, reicht dir eine simple Laptoptasche mit einem Fach vollkommen aus.

Bei 8 Clustern, wie in meinem Fall, machen Laptoptaschen mit mindestens 2 Fächern und mehreren Zusatztaschen Sinn.

Für meine Spezial-Cluster „Rechnungen“ und „Müll“ brauche ich nicht unbedingt eigene Fächer. Klarsichthüllen reichen als Ersatz vollkommen aus (idealerweise beschriftet oder in verschiedenen Farben, um Verwechslungen zu vermeiden).

Entscheide selbst, ob sich der Kauf einer Laptoptasche in deinem Fall lohnt.

04. Laptoptasche reinigen

Falls du dich dafür entschieden hast, dir eine neue Laptoptasche zu kaufen, die stärker auf deine Bedürfnissen abzielt, kannst du diesen Schritt getrost überspringen und mit dem Punkt 03. fortfahren.

Dieser Schritt wird für dich wieder an Relevanz gewinnen, wenn deine neue Errungenschaft in ein paar Monaten Schmutz fängt.

Falls du deine alte Laptoptasche behältst, empfehle ich dir, sie einmal gründlich zu reinigen.

Schnapp dir einen Staubsauger. Sauge die Laptoptasche von innen und außen komplett aus.

Entferne danach mit einem feuchten Lappen hartnäckigen Schmutz. Verzichte auf den Einsatz von Chemikalien, die das Material deiner Laptoptasche beschädigen können.

Falls du nicht weißt, was du bei der Reinigung deiner Laptoptasche beachten musst, google es oder frag einen Fachexperten.

Halte nach deiner Reinigungsaktion kurz inne und genieße den Anblick deiner sauberen Laptoptasche. Du bist fast am Ziel. Noch drei Schritte.

03. Fächer und Zusatztaschen befüllen

Dieser Schritt ist relativ simpel. Befülle die Fächer und Zusatztaschen deiner Laptoptasche mit den ausgewählten Muss-Gegenständen … idealerweise entsprechend den gebildeten Gruppen (siehe Punkt 06.).

Vergib nach Möglichkeit jedes Fach bzw. Zusatztasche an eine bestimmte Gruppe bzw. Muss-Gegenstand. Lege in diese Fächer und Zusatztaschen nichts anderes mehr hinein.

Auf diese Weise schaffst du es, dich in deiner Laptoptasche sogar im Schlaf zurechtzufinden.

02. Neues System testen

Teste dein neues System darauf, ob du mit ihm im Alltag zurechtkommst.

Die entscheidende Frage wird sein, ob du mit deinem neuen System Zeit gewinnst, um dich auf die wirklich wichtigen Fragestellungen des Lebens zu konzentrieren, … oder eher Zeit verlierst, weil du zu viel Verwaltungsaufwand betreiben musst, um dein neues System am Leben zu erhalten.

Falls das Letztere eintrifft, nimm entsprechende Anpassungen vor, bis dein System dich entlastet.

Folgende Daumenregel könnte dir dabei behilflich sein: Alle Muss-Gegenstände, die du eine Woche lang nicht benutzt hast, können aus deiner Laptoptasche getrost herausfliegen; alle Gegenstände, die du während der letzten Woche mehrmals vermisst hast, kannst du wieder an Bord deiner Laptoptasche aufnehmen.

Veränderungen sind fester Bestandteil des Lebens. Das gilt auch für deine Laptoptasche. Deine Arbeitsabläufe und Muss-Gegenstände befinden sich ebenfalls in einem stetigen Wandel. Wer weiß, ob du in einigen Jahren noch immer Laptops, iPads oder Stifte benutzen wirst.

01. Laptoptasche täglich aus- und einräumen

Räume deine Laptoptasche am Ende des Arbeitstages einmal komplett aus und räume sie danach für den kommenden Arbeitstag wieder ein.

Dieser Schritt klingt brutal. Und um die Wahrheit zu sagen, er ist es auch. Du wirst aber für deine Mühen mehr als belohnt … Denn du wirst gezwungen, dich deinen Problemen zu stellen und vorausschauend zu handeln. Mein persönliches Aus-und-Einräum-Ritual sieht wie folgt aus:

  • Zuerst die Laptoptasche einmal komplett ausräumen.
  • Alle Unterlagen, die ich heute in Meetings genutzt habe und in Zukunft nicht mehr benötigen werde, ablegen oder entsorgen.
  • Alle Visitenkarten, die ich von Geschäftspartnern erhalten haben, in Adressbücher überführen oder mich mit Ihnen auf Xing bzw. LinkedIn vernetzen.
  • Rechnungen im Rechnungsordner ablegen und Ende der Woche bzw. des Monats einmal abrechnen
  • Vertraulichen Müll dem Reißwolf zum Fraß werfen … Das macht übrigens am meisten Spaß!
  • Akku vom Smartphone aufladen
  • Danach Unterlage für morgige Meetings ausdrucken und einstecken
  • Ggf. mein Visitenkartenetui auffüllen
  • Ggf. Stifte, Bürobedarf, usw. nachfüllen

Wenn du dein eigenes Aus-und-Einräum-Ritual konsequent lebst, kannst du danach mit deutlichen ruhigerem Gewissen schlafen gehen.

Dein nächster Auftritt beim Kunden wird garantiert ein voller Erfolg und du wirst einen hoch professionellen Eindruck hinterlassen.

Wie sieht deine Clean-Bag-Policy aus?

Welche Clean-Bag-Policy hast du für deine Laptoptasche aufgestellt? Wie schaffst du es deine Laptoptasche dauerhaft sauber und übersichtlich zu halten? Teile deine Tipps und Tricks anderen Lesern im Kommentarfeld mit.

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