Das Märchen von der To-Do-Liste. Oder wie du zum Aufgabenkiller wirst?

Not-To-Do
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Es war einmal eine To-Do-Liste

Dein Leben erschlägt dich mit einer Vielzahl von Aufgaben: Zeitung lesen, Emails beantworten, Video-Anleitungen anschauen, Wohnung aufräumen, Lebensmittel einkaufen, Auto waschen, Steuererklärung machen, … Du verlierst schon am Frühstückstisch den Überblick über deine anstehenden Tagesaufgaben.

Zum Glück führst du eine To-Do-Liste. Auf dieser notierst du akribisch alle deine Aufgaben … in der naiven Hoffnung … sie eines Tages komplett abzuarbeiten.

Leider stellst du ziemlich bald fest, dass deine To-Do-Liste schneller wächst als du sie abhacken kannst.

Das Märchen von der Priorisierung

Zum Glück kommt dir das Zauberwort „Priorisierung“ zur Hilfe … Du lernst schnell, dass du nur 24 Stunden pro Tag hast und nicht alle deine Aufgaben auf einmal erledigen kannst. Du konzentrierst dich deshalb ab jetzt nur auf deine „wichtigsten“ ToDo’s.

Deine Aufgabenliste wird zwar auf einen Schlag etwas kürzer, … bis sie nach einigen Wochen wieder die ursprüngliche Länge erreicht.

Denn du hast immer mehr Aufgaben als „wichtig“ eingestuft. Und du hast noch immer nur 24 Stunden, um sie zu bearbeiten.

Das Leben kann manchmal ziemlich unfair sein.

Das Prinzip der Not-To-Do-Liste

Es gibt aber eine unkonventionelle Lösung, um das rasante Wachstum deiner To-Do-Liste nachhaltig zu stoppen.

Diese Lösung heißt die „Not-To-Do-Liste“.

Es ist zwar sehr sinnvoll zu wissen, welche Aufgaben du erledigen musst und welche wichtig oder unwichtig sind. Doch noch viel sinnvoller ist es zu klären, welche Aufgaben du überhaupt NICHT angehen solltest.

Denn sehr häufig übersiehst du im Eifer des Gefechts üble Störenfriede, die dir nicht nur Zeit, sondern auch Nerven und den Fokus auf die wirklich wichtigen Aufgaben rauben.

Die Not-To-Do-Liste hilft dir, diese Störenfriede zu identifizieren, zu messen und zu „killen“.

Anleitung zum Aufgabenkiller

Das Prinzip der Not-To-Do-Liste hört sich in der Theorie simpel an. Die Komplexität besteht wie immer darin, es in deinem Alltag praktisch umzusetzen. Befolge deshalb folgende pragmatische Tipps:

  • Schritt 1: Schnappe dir jetzt gleich einen Stift und ein leeres Blatt Papier. Liste chronologisch alle deine heutigen Tätigkeiten auf … inkl. der dafür benötigten Zeiten. Ja, es wird deine persönliche Tages-To-Do-Liste! Fange mit dem Aufstehen (5 min), Duschen (10 min), Anziehen (10 min), Frühstücken (30 min) und Emails checken (45 min) an. Und beende die Liste mit dem Fernsehen (120 min), Zähne putzen (10 min), Ausziehen (5 min), ins Bett legen (3 min) und Schlafen (420 min). Liste jede einzelne Tätigkeit auf. Auch das Lästern über deine Mitmenschen oder das Ärgern über den Verkehrsstau gehören auf deine Tages-To-Do-Liste.
  • Schritt 2: Stelle dir nun bei jeder Aufgabe zwei zentrale Fragen:
    1) Bringt mich diese Aufgabe bei der Erreichung meiner privaten und beruflichen Ziele wirklich weiter?
    2) Wie schlimm ist es, wenn ich diese Aufgabe einfach NICHT mache?
    Du wirst überrascht sein, wie viele deiner Aufgaben dich keinen einzigen Millimeter voranbringen und dass die Erde sich weiter drehen wird, wenn du diese Aufgaben einfach ignorierst.
  • Schritt 3: Schätze nun, wie viel Zeit du dir ersparen kannst, wenn du diese nutzlose Aufgaben eliminiert oder reduzierst.

Falls dir diese Tipps nicht weiterhelfen, dann versuche es mit dieser Übung: Frage dich, welche Aufgaben auf deiner Tages-To-Do-Liste du sofort eliminieren würdest, wenn du nur noch 24 Stunden zu leben hättest, um so möglichst viel von deiner dir verbleibenden Lebenszeit zu genießen?

Deine 10 schlimmsten Störenfriede

Schritt 4: Identifiziere deine 10 schlimmsten Störenfriede für deine Not-To-Do-Liste. Richtig, es sind diejenigen Aufgaben, die das größte Zeiteinsparpotential aufweisen. Du wirst garantiert mehr Störenfriede entdecken, aber wenn du dich auf die 10 schlimmsten Fälle konzentrierst, hast du in der Regel schon 70-90% deiner Zeitfresser ausgemacht.

Kreative Gegenmaßnahmen

Schritt 5: Überlege dir, wie du deine Störenfriede teilweise oder vollständig eliminieren kannst. Und denke gleichzeitig darüber nach, was du mit deiner zusätzlich gewonnen Zeit anstellen willst, z.B. Sport treiben, Freunde treffen oder dich beruflich weiterbilden. Hier findest du ein Template für den Beginn deiner neuen Karriere als Aufgabenkiller.

Meine Not-To-Do-Liste

Nachdem ich meine eigene Not-To-Do-Liste erstellt habe, habe ich festgestellt, dass ich täglich ca. 3 Stunden meiner wachen Zeit an 10 Störenfriede verschwende.

Diese bringen mich weder persönlich, noch beruflich voran. Und die Erde hört nicht auf, sich weiter zu drehen, wenn ich diese ganz oder teilweise aus meinem Tagesablauf streiche.

Die gewonnene Zeit nutze ich heute, um jede Woche mindestens einen neuen Blogartikel zu schreiben, zweimal ins Fitnessstudio zu gehen und mich mindestens dreimal mit Freunden zu verabreden.

Hier kommen meine 10 schlimmsten Störenfriede:

10. Nörgler wie die Pest meiden

Störenfried: Mir Beschwerden anderer Menschen darüber anhören, wie schlimm die Welt doch sei.

Täglicher Zeitaufwand in der Vergangenheit: ca. 10 Minuten

Gegenmaßnahme: Eliminieren à la „Sorry, ich muss jetzt leider los. Habe noch einen wichtigen Termin.“

Heutige tägliche Zeitersparnis: 10 Minuten

09. Chats an den Nagel hängen

Störenfried: Einen Chat-Marathon nach dem anderen hinlegen ohne am Ende zu wissen, worüber ich mich unterhalten habe.

Täglicher Zeitaufwand in der Vergangenheit:  ca. 15 Minuten

Gegenmaßnahme: Eliminieren à la Skype, MSN, ICQ und Co. vom Rechner deinstallieren.

Heutige tägliche Zeitersparnis: 15 Minuten

08. Mit dem Herumnörgeln Schluss machen

Störenfried: Mich darüber beschweren, dass die S-Bahn zu spät kommt oder dass das Wetter katastrophal schlecht ist.

Täglicher Zeitaufwand in der Vergangenheit:  ca. 15 Minuten

Gegenmaßnahme: Eliminieren à la „Halt kurz die Luft an, atme tief durch und konzentriere dich nur auf die Dinge in deinem Leben, die du auch selbst verändern kannst.“

Heutige tägliche Zeitersparnis: 15 Minuten

07. Blogartikel-Diät einführen

Störenfried: Auf einem interessanten Blog einen Artikel nach dem anderen lesen bis ich sie alle durch habe.

Täglicher Zeitaufwand in der Vergangenheit:  ca. 60 Minuten

Gegenmaßnahme: Reduzieren à la „Ich lese heute nur drei Blogartikel. Für jeden weiteren Artikel überweise ich einem Freund 15 Euro!“

Heutige tägliche Zeitersparnis: 15 Minuten

06. Fernseher verscherbeln

Störenfried: Wild durch das Fernsehprogramm zappen bis der Arzt kommt.

Täglicher Zeitaufwand in der Vergangenheit:  ca. 20 Minuten

Gegenmaßnahme: Eliminieren à la Fernseher bei Ebay verkaufen

Heutige tägliche Zeitersparnis: 20 Minuten

05. Spiegel.de erst mal ade

Störenfried: Regelmäßig auf FTD.de und Spiegel.de schauen, ob in der Welt etwas Spannendes passiert ist.

Täglicher Zeitaufwand in der Vergangenheit:  ca. 30 Minuten

Gegenmaßnahme: Reduzieren à la „Wenn etwas Spannendes passiert, dann wird es dir schon irgendjemand früh genug sagen.“

Heutige tägliche Zeitersparnis: 20 Minuten

04. Emails warten lassen

Störenfried: Mehrmals in einer Stunde meinen Account prüfen, ob mir schon jemand eine Email geschrieben hat.

Täglicher Zeitaufwand in der Vergangenheit:  ca. 30 Minuten

Gegenmaßnahme: Reduzieren à la Emails einmal am Tag vor dem Abendessen checken.

Heutige tägliche Zeitersparnis: 20 Minuten

03. Telefongespräch abbrechen

Störenfried: Unendlich lange Telefongespräche führen bis sich der Akku verabschiedet.

Früherer täglicher Zeitaufwand: ca. 40 Minuten

Gegenmaßnahme: Reduzieren à la „Du?! Hörst du mich? Wie bitte? Der Empfang ist schlecht. Lass uns ein anderes Mal telefonieren?!“

Heutige tägliche Zeitersparnis: 20 Minuten

02. YouTube auf den Mond schießen

Störenfried: Endlos Musikvideos, Kurzfilme und Serien anschauen.

Täglicher Zeitaufwand in der Vergangenheit: ca. 30 Minuten

Gegenmaßnahme: Reduzieren à la „Drei YouTube-Videos pro Tag sind erlaubt. Für jedes weitere Video überweise ich einem Freund 20 Euro!“

Heutige tägliche Zeitersparnis: 20 Minuten

01. Facebook an die Leine legen

Störenfried: Permanent Nachrichten verschicken, Fotos anschauen oder Status kommentieren.

Täglicher Zeitaufwand in der Vergangenheit: ca. 60 Minuten

Gegenmaßnahme: Reduzieren à la auf Facebook einmal am Tag vor dem Abendessen einloggen und alle Anliegen auf einmal bearbeiten.

Heutige tägliche Zeitersparnis: 45 Minuten

Du bist dran!

Du hast jetzt genug gelesen! … Setzte das Gelernte in die Tat um und erstelle deine eigene Not-To-Do-Liste. Sonst waren deine 12 Minuten Lesezeit die reinste Zeitverschwendung.

Werde zum Aufgabenkiller! Hier das Template für deine Not-To-Do-Liste.

Deine größten Zeitfresser?

Welche Not-to-Do-Aufgaben rauben dir die meiste Zeit?

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5 Responses to “Das Märchen von der To-Do-Liste. Oder wie du zum Aufgabenkiller wirst?”

  1. EarlGrey Juli 16, 2011 at 5:01 pm #

    Coole Ideen 😉 Mir fallen noch drei Sachen ein: 1 – nie Anrufe entgegennehmen, wenn die Nummer des Anrufenden nicht angezeigt wird; 2 – nie Anrufe entgegennehmen, wenn die Nummer des Anrufenden angezeigt wird und ich ganz genau weiß, dass es Zeitverschwendung ist, mit ihm zu telefonieren; 3 – nie verpasste Anrufe rückverfolgen, wenn auf dem AB kein wichtiger Grund dafür hinterlassen wurde … „Ruf mich zurück!“ ist für mich kein Grund, sondern reine Zeitverschwendung.

    • Alexander Juli 17, 2011 at 1:09 am #

      @EarlGrey: Danke für die Telefonier-Tipps! Überlege mir, dazu einen Artikel zu schreiben!

  2. Claus Hampel November 3, 2011 at 6:55 pm #

    Coole Idee!

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  1. Produktivität statt Müll – Gedankennahrung - November 28, 2014

    […] Die Empfehlung, To-Do-Listen zu schreiben um den Alltag zu ordnen, ist keine neue. Manche mögen diese Methode, andere schlagen das genaue Gegenteil vor: Das Schreiben einer Not-To-Do-Liste. […]

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