Warum Anrufbeantworter fliegen können?! Und wie du jeden dazu bringst, auf deine Ansagen zu antworten!

Foto: moriza, benötigte Lesezeit: 8 Minuten

12 Anrufe in Abwesenheit

Du hast es satt! Dein Anrufbeantworter zeigt dir 12 Anrufe in Abwesenheit an. Aber nur 2 Anrufer haben dir tatsächlich eine Nachricht hinterlassen.

Hatten die anderen 10 Kandidaten nichts zu sagen … oder haben sie vor deinem Anrufbeantworter weiche Knie bekommen und dann schnell wieder aufgelegt?

Dir ist es im Moment egal. Du willst dich jetzt nicht noch mit pseudo-philosophischen Fragen auseinandersetzen und spielst die zwei Nachrichten ab.

Lampenfieber

Die Stimme aus dem Lautsprecher hustet, stottert, erzählt zusammenhanglose Dinge, verliert irgendwann den roten Faden … und du die Nerven!

Du fragst dich erstaunt: „Wer ist dieser komische Typ? Hat er Lampenfieber? Warum meldet er sich gerade bei mir? Was will er überhaupt? Warum ruft er mit unterdrückter Nummer an und sagt nicht, wie ihn erreichen kann? … Und was sind das für Hintergrundgeräusche? Ist das ein Airbus A380 … oder doch nur eine Schlagbohrmaschine? Ich kann sein Gequassel kaum verstehen!“

Aufnahmezeit überschritten

Noch wichtiger ist für dich die Frage, ob dieser Mensch irgendwann zum Punkt kommt. Schließlich hast du noch andere wichtige Aufgaben zu erledigen und willst dir seine Nachricht nicht ewig anhören.

Zum Glück greift dein Anrufbeantworter ein: „Die zulässige Aufnahmezeit von drei Minuten wurde überschritten … nächste Ansage.“ Aus deinem Inneren vernimmst du ein leises „Danke! Ich hoffe, dass der zweite Anrufer nur halb so schlimm ist!“

Fliegen lernen

Weit gefehlt! Es ist derselbe Anrufer. Er hat sich entschieden, seinen Monolog auf deinem Anrufbeantworter fortzusetzen.

Du spielst gerade mit dem Gedanken, deinem Anrufbeantworter das Fliegen beizubringen und aus dem Fenster zu werfen … in der Hoffnung, damit den nervenden Anrufer zu erwischen.

Doch du bist ein Mensch mit Prinzipien … und löst die Angelegenheit lieber diplomatisch. Du löschst seine Nachrichten und nimmst dir vor, bei Nachfragen zu behaupten, du hättest die Mitteilungen nie erhalten. Dein Anrufbeantworter wäre kaputt, jemand hätte die Ansagen gelöscht … oder irgendeine andere schlechte Ausrede.

Hättest du es an seiner Stelle besser gemacht?

Bevor du erfolglos versuchst, deinem (noch) anonymen Anrufer beizubringen, wie er professionelle Ansagen auf deinem Anrufbeantworter hinterlässt, frag zuerst dich selbst, ob du es besser hinbekommen hättest.

Es fällt dir leichter, Verbesserungspotentiale bei anderen zu entdecken und bei dir selbst zu übersehen. Verändere zuerst dich, bevor du anfängst, deine Mitmenschen zu verändern. Gehe mit einem guten Beispiel voran. Der eine oder andere wird dir schon sehr bald folgen.

Professionelle Ansagen auf Anrufbeantwortern

Nachfolgend findest du 16 Vorschläge, wie du auf Anrufbeantwortern professionelle Ansagen hinterlässt, die jeder Mensch versteht und auf diese … falls von dir gewünscht … sofort antwortet.

16. VORAUSDENKEN: Rechne immer mit einem Anrufbeantworter

Der Anrufbeantworter ist kein Luxusgut. Und Menschen hocken nicht wie hungrige Wölfe neben ihrem Telefon und warten sehnsüchtig auf einen Anruf.

Wann auch immer du jemanden anrufst, rechne damit, dass am anderen Ende auch ein Anrufbeantworter deinen Anruf entgegennehmen kann. Deine Mitmenschen stecken regelmäßig in Terminen, ruhen sich aus oder wollen (mit dir) gerade nicht telefonieren. Finde dich damit ab.

Diese Einstellung wird dafür sorgen, dass du von Anrufbeantwortern nicht überrascht wirst und vor lauter Lampenfieber ins Stottern kommst.

15. ZEIT: Halte die 30-Sekunden-Regel ein

Hinterlasse auf den Anrufbeantwortern keine mehrstündigen Monologe, sondern eine kurze und präzise Ansage mit einer Dauer von maximal 30 Sekunden!

Sprich den letzten Satz am beste drei Mal hintereinander nach, damit du ihn dir für immer merkst: „… kurze und präzise Ansage mit einer Dauer von maximal 30 Sekunden!“

Mensch hassen Monologe, die ewig dauern. Am meisten hassen sie ewig dauernde Monologe auf Anrufbeantwortern, weil sie die Fülle der Informationen nicht auf einmal verarbeiten können. Sie müssen die Nachrichten mehrmals abspielen, um zu begreifen, was du willst.

Wenn du dir nicht vorstellen kannst, wie lange 30 Sekunden dauern, dann miss die Zeit mithilfe einer Armband- oder Stoppuhr.

14. STIMME: Sprich laut und deutlich

Nicht alle Anrufbeantworter bzw. Abspielgeräte geben deine Stimme in höchster Tonqualität wieder. Wenn du mit leiser und undeutlicher Stimme sprichst und der Angerufene deine Nachrichten in einer lauten Umgebung abhört, wird er kaum etwas verstehen.

Die Gefahr ist groß, dass er die Inhalte deiner Botschaft nicht ganz mitbekommt. Wenn er einen schlechten Tag hat, wird er deine Nachricht sofort löschen … und du darfst ihm hinterher telefonieren. Viel Spaß dabei.

Hinterlasse deshalb deine Ansagen mit lauter und deutlicher Stimme. Hebe dich dadurch von der Masse ab. Verschaffe dir beim Zuhörer mehr Gehör!

13. ABLENKUNG: Vermeide Hintergrundgeräusche

Der Bahnsteig mit vorbeifahrenden Zügen, das Rollfeld mit startenden Flugzeugen oder ein belebtes Café währen der Mittagszeit sind die unpassendsten Orte, um auf  Anrufbeantwortern Nachrichten zu hinterlassen.

Alle Hintergrundgeräusche werden auf dem Anrufbeantworter mit aufgezeichnet und rauben dadurch deiner eigentlichen Botschaft die Show.

Such dir zum Telefonieren einen stillen Ort, um Hintergrundgeräusche zu vermeiden.

12. BEGRÜßUNG: Sag „Hallo!“

Der Anrufbeantworter ist zwar nur eine Maschine. Aber diese Maschine übermittelt deine Ansagen an einen Menschen, der als solcher wahrgenommen werden will.

Leite deine Nachrichten deshalb mit einer herzlichen Begrüßung ein. Wenn du es machst, wird es dir keiner ausdrücklich danken.

Wenn du es unterlässt, wird der eine oder andere Zuhörer denken: „Was für ein schlecht erzogener Grobian.“ Sorge mit der Begrüßung für einen guten (ersten) Eindruck!

Beispiel: „Guten Morgen, Frau …“ oder „Hallo, Herr …“

11. PERSON: Stelle dich vor

Du weißt nicht, wie viele Nachrichten dein Empfänger täglich erhält und wie gut er die Stimmen den einzelnen Anrufern zuordnen kann. Ein „Hi! Ich bin es …“ ist die denkbar schlechteste Vorstellung.

Nenne deinen Namen. Manchmal ist auch sinnvoll sowohl den Vor- als auch Nachnamen anzugeben. Du kennst schließlich auch schon 5 Stefans und 7 Melanies.

Nenne ggf. deine Position und den Namen des Unternehmens, bei dem du arbeitest.

Beispiel: „Mein Name ist Herr/Frau XY. Personalleiter/-in bei der Muster AG.“

10. BEZUG: Stelle zum Angerufenen einen Bezug her

Kein Mensch bekommt gerne Nachrichten von Unbekannten, weil sie im ersten Moment immer für Verwirrung sorgen. Es tauchen sofort Fragen auf wie z.B.: „Wie kommt er gerade auf mich? Woher hat er meine Nummer? Wer hat den denn auf mich gehetzt?“

Beantworte diese Fragen, noch bevor sie dem Angerufenen in Sinn kommen. Stelle zu ihm einen Bezug her. Oder sage einfach, wie du auf ihn gekommen bist.

Beispiel: „Ihre Kollegin, Frau XY, hat mich freundlicherweise an Sie verwiesen.“ oder „Ich habe Ihre Kontaktdaten aus dem Expertenverzeichnis XZ.“

Falls du die Person schon näher kennst, betrachte diesen Punkt als irrelevant.

09. THEMA: Sag, worum es geht

So simpel es auch klingt, nenne ein „griffiges“ Stichwort, das dein Thema klar umschreibt. Dieses Stichwort ist die unsichtbare Überschrift deiner Nachricht.

Beispiel: „Es geht um das Produkt XY.“ oder „Ich rufe wegen dem Musicalbesuch an.“

08. ZIEL: Sag, was du willst

Sag dem Angerufenen, was du von ihm willst. Wenn du von ihm nichts willst, dann brauchst du ihm auch keine Nachrichten auf dem Anrufbeantworter zu hinterlassen und schon gar nicht anzurufen.

Halte dich dabei so kurz wie möglich. Du hast maximal 30 Sekunden Zeit (siehe Punkt 15).

Beschränke dich auf maximal ein übergeordnetes Ziele bzw. eine Absicht. Wenn der Angerufene nichts zu schreiben dabei hat, wird er sich bei mehreren Punkten nur schlecht merken können, was du von ihm willst.

Beispiel: „Ich möchte mit Ihnen einen Termin für die Vorstellung des Produktes XY vereinbaren“ oder „Ich will mit dir klären, ob wir ins Musical A oder B gehen.“

07. INTERESSE: Gib wenig Informationen heraus

Wenn es deine Absicht ist, dass der Angerufenen dich zurückruft, dann gib nicht alle Informationen auf einmal heraus.

Betone, dass du alle weiteren Details mit dem Angerufenen lieber persönlich besprechen willst.

Beispiel: „Die Feinheiten können wir in einem persönlichen Gespräch klären.“

06. CHEATING: Bitte um Hilfe

Bei manchen Menschen bringt es dir relativ wenig, Informationen zurückzuhalten, um ihren Rückruf zu „erzwingen“. Du musst dann ggf. nachhelfen bzw. „cheaten“.

Sag dem Angerufenen, dass du ohne seine Hilfe deine offene Frage nicht klären, dein Problem nicht lösen oder einfach nicht weiterkommen kannst.

Beispiel: „Sie scheinen der einzige Mensch zu sein, der mit weiterhelfen kann.“

05. DRINGLICHKEIT: Schaffe zeitlichen Druck

Jede Nachricht auf dem Anrufbeantworter kann warten … manchmal so lange, bis der Angerufene Zeit findet, auf sie zu reagieren, oder bis sie vom Anrufbeantworter … bei entsprechender Einstellung … automatisch gelöscht wird.

Schaffe beim Angerufenen zeitlichen Druck, um auf deine Nachricht zu reagieren. Gib ihm eine konkrete und realistische Zeit vor, bis wann du von ihm eine Rückmeldung benötigst.

Beispiel: „Wir müssen uns bis heute Nachmittag für ein Musicalstück entscheiden, da wir sonst keine Karten mehr bekommen.“

04. KONTAKT: Nenne die Kontaktmöglichkeiten

Jetzt hast du den Angerufenen richtig „neugierig“ auf dich gemacht. Denk daran, ihm die Kontaktmöglichkeiten zu nennen. Dazu gehört nicht nur deine Telefonnummer oder deine Email-Adresse, sonder auch dein Name … falls er ihn in der Zwischenzeit vergessen haben sollte.

Falls dich der Angerufene per Telefon kontaktieren soll, teile ihm auch mit, wann genau du am besten erreichbar ist. Sonst spricht der Angerufene mit deinem Anrufbeantworter. Und ihr spielt am Ende Anrufbeantworter-Ping-Pong.

Beispiel: „Sie erreich mich unter der Telefonnummer 123456789. Zwischen 15:00-17:00 Uhr. Herr/Frau Müller.“

03. WIEDERHOLUNG: Wiederhole die Kontaktmöglichkeiten

Nur die wenigsten Menschen können so schnell schreiben, wie sie sprechen. Wiederhole deshalb deine Kontaktdaten noch einmal laut und deutlich.

Beispiel: „Telefonnummer 123456789. Zwischen 15:00-17:00 Uhr. Herr/Frau Müller.“

02. VERABSCHIEDUNG: Sag „Tschüß!“

Wir sind wieder bei deiner guten Erziehung angelangt (siehe Punkt 12). Wenn du jemanden begrüßt, dann musst du dich von ihm auch verabschieden.

Wenn du besonders freundlich wirken willst, dann bedanke dich kurz und sage, dass du dich auf einen Rückruf freust.

Beispiel: „Vielen Dank und auf Wiederhören. Ich freue mich auf Ihren Rückruf.“

01. ÜBUNG: Fang an, das Gelernte umzusetzen

In Theorie klingt alles einfach und leicht nachvollziehbar. Aber kannst du es auch tatsächlich in der Praxis umsetzen?

Schnapp dir eine Stoppuhr, ein Aufzeichnungsgerät (die meisten Smartphones haben heute eine Aufzeichnungsfunktion) und sprich folgenden Beispieltext oder eine Eigenkreation nach.

Denk daran, die oben genannten Vorschläge für professionelle Ansagen zu beachten. Sprich laut und deutlich. Du hast maximal 30 Sekunden Zeit!

Beispiel: „Guten Morgen, Herr Schmidt! Mein Name ist Herr/Frau Müller. Personalleiter/-in bei der Muster AG. Ihre Kollegin, Frau Weiß, hat mich an Sie verwiesen. Es geht um das Produkt Musterbuchung. Ich möchte mit Ihnen einen Termin für eine Produktvorstellung vereinbaren. Lassen Sie uns die Details in einem persönlichen Gespräch klären. Wir sollten uns spätestens bis heute Nachmittag auf einen Termin einigen. Sie erreich mich unter der Telefonnummer 123456789 zwischen 15:00-17:00 Uhr. Herr/Frau Müller. Telefonnummer 123456789. zwischen 15:00-17:00 Uhr. Herr/Frau Müller. Vielen Dank und auf Wiederhören. Ich freue mich auf Ihren Rückruf“

Und?! Bist du nur ein Theoretiker oder hast du es auch praktisch drauf, professionelle Ansagen auf Anrufbeantwortern zu hinterlassen?

Was sind deine Vorschläge für professionelle Ansagen?

Wie schaffst du es, auf Anrufbeantwortern professionelle Ansagen zu hinterlassen und Menschen dazu zu bringen, auf deine Ansagen zu antworten. Teile deine Tipps und Tricks im Kommentarfeld mit.

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2 Responses to “Warum Anrufbeantworter fliegen können?! Und wie du jeden dazu bringst, auf deine Ansagen zu antworten!”

  1. Tanja Oktober 12, 2011 at 6:42 pm #

    Hallo Alexander,
    das Thema mit Ansagen auf Anrufbeantwortern wurde 2001 an der Uni Göttingen vom Philologen Rainer Knirsch (http://www.uni-goettingen.de/de/54088.html?cid=88) sogar wissenschaftlich untersucht. Er hat nach Auswertung von 2000 Aufzeichnungen festgestellt, dass Anrufer knapp jedes dritte Telefongespräch vorzeitig beenden – aus Angst oder weil sie mit dem AB nicht klarkommen.
    Ich vermute, dass dieses Phänomen auch nach 10 Jahren weiter besteht. Machmal ist es Angst, aber manchmal kommt man sich doof 😛 vor, und will einfach nichts sagen. Ich zumindest lege meisten auf.
    Grüssli Tanja

    • Alexander Oktober 12, 2011 at 7:02 pm #

      @Tanja: Danke für den Hinweis. Frage bei Herrn Knirsch die Tage nach, was der aktuelle Stand ist …

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