Wie du zum Terminator von unproduktiven Meetings wirst? Mehr Klarheit, Fokus und Verbindlichkeit!


Foto: ModernDope (CC BY-SA 2.0), benötigte Lesezeit: 10 Minuten, 1 Template

Nährboden für Demotivation und Unproduktivität

Meetings gehören in der heutigen Geschäftswelt häufig zu den größten Zeitfressern. Sie bilden einen idealen Nährboden für sinkende Motivation und abnehmende Produktivität der Teilnehmer.

Meetings eigenen sich ideal, um möglichst viele Ressourcen über einen längeren Zeitraum zu binden, diese über die Ziele der Veranstaltung im Unklaren zu lassen und jegliche Verbindlichkeit der getroffenen Entscheidungen und vereinbarten Aufgaben im Keim zu ersticken.

Du hast die Wahl

Entscheide selbst, ob du diesen Zustand weiter akzeptierst oder das erste Mal in deinem Leben aktiv zum Positiven änderst.

Beherzige die nachfolgenden 10 Tipps, um den Sinn von unproduktiven Meetings konstruktiv zu hinterfragen und wirkungsvoll dagegen zu steuern.

Vor dem Meeting

10. Kein Meeting ohne Agenda

Ein Meeting ohne eine Agenda ist für alle Teilnehmer die reinste Zeitverschwendung. Wenn du der Meinung bist, dass du für dein Meeting keine Agenda brauchst, dann verlege es in einen Biergarten oder sage es komplett ab.

Die Agenda ist das Endprodukt deiner scharfen Vorüberlegungen zum Thema, Zielen, Inhalten und Ablauf des Meetings. Ich beginne meine Meetings immer mit der Nennung des Themas und der angestrebten Ziele. Bei Bedarf erinnere ich an die eingeplante Zeit für das Meeting und hebe den Nutzen des Meetings für die Teilnehmer hervor. Danach gehe ich den Bearbeitungsstand der vereinbarten Aufgaben aus dem letzten Meeting durch. Im Anschluss kann ich Schritt für Schritt mit der Abarbeitung meiner Ziele beginnen. Meine Meetings schließe ich mit einer Zusammenfassung der getroffenen Entscheidungen und der verteilten Aufgaben sowie der Vereinbarung eines Nachfolgetermins.

Die Agenda solltest du immer vorab mit den wichtigsten Meinungsmachern abstimmen und mindestens 48 Stunden im Voraus an alle Teilnehmer per Email verschicken. Damit gibst du ihnen die Möglichkeit, sich auf das Meeting fokussiert vorzubereiten und ggf. schon vorab kritische Fragen zu klären, die dein Meeting sonst in ein Desaster manövrieren könnten.

09. Meetings nur mit allen relevanten Teilnehmern

Ein Meeting ohne alle relevanten Teilnehmer ist wie ein Rock-Konzert mit tausenden Zuschauern, aber keiner einzigen Band.

Identifiziere deshalb anhand deiner vorab gesetzten Ziele (z.B. Treffen einer Entscheidung über die Anmietung eines weiteren Bürogebäudes) alle relevanten Teilnehmer, die du für die Erreichung deiner Meetingziele benötigst und lade diese rechtzeitig ein.

Falls deine Zielteilnehmer zeitlich verhindert sind, verlange nach adäquaten Vertretern mit gleichen Entscheidungsbefugnissen und Kompetenzen. Anderenfalls verlege dein Meeting auf einen Termin, an dem alle relevanten Teilnehmer Zeit haben.

Während des Meetings

08. Pünktlichkeit belohnen, Unpünktlichkeit bestrafen

Beginne deine Meetings immer pünktlich, um unnötige Überziehungen und Zeitknappheit aufgrund von Anschlussterminen zu vermeiden.

Etabliere dazu eine Kultur, in der die Pünktlichen belohnt und die Unpünktlichen bestraft werden. Belohne beispielsweise den ersten pünktlichsten Teilnehmer mit einer kleinen süßen Überraschung. Der unpünktlichste Teilnehmer darf beim nächsten Meeting beispielsweise eine Runde Kaffee ausgeben oder das Protokoll schreiben.

Stimme jedoch diese Regelung vorab mit allen Teilnehmern ab, um später Grundsatzdiskussion zu vermeiden.

07. Ziel des Meetings benennen

Als Veranstalter deines Meeting musst du den Teilnehmern die Zielsetzung der Veranstaltung aufzeigen und ihr Commitment zur Erreichung der Ziele einholen. Jedem Teilnehmer muss von Anfang an klar sein, was am Ende des Meetings als Ergebnis herauskommen soll (z.B. Entscheidung für einen IT-Zulieferer, Genehmigung eines Budgets von 100.000 Euro, usw.).

Ich schicke beispielsweise meine Meetingziele bereits mit der Einladung an die Teilnehmer heraus. Im Meeting selbst schreibe ich diese Ziele für alle Teilnehmer gut sichtbar auf einem Block oder Flipchart auf und setzte vor jedes Ziel ein leeres Kästchen. Jedes Mal wenn wir eines der Ziel erreichen, setzte ich in das Kästchen ein Häkchen, um das Ziel als „erreicht“ zu kennzeichnen … und gehe dann zum nächsten Ziel über. Dadurch stelle ich sicher, dass alle Teilnehmer zu jeder Zeit wissen, worüber wir gerade diskutieren, wie viel wir bisher geschafft haben und ob wir nicht längst vom Thema abgewichen sind.

Sollten während des laufenden Meetings seitens der Teilnehmer zusätzliche wichtige Ziele aufpoppen, die du aus Zeitgründen nicht angehen können wirst, dann nimm diese Ziele für das nachfolgende Meeting auf. Beauftrage ggf. einen Teilnehmer mit der Auswertung der relevanten Informationen und Erstellung einer Unterlage bis zu einem bestimmten Termin.

06. Review Aufgaben aus dem letzten Meeting

Aufgaben sollen in Meetings nicht einfach zum Spaß verteilt und irgendwann unerledigt in Vergessenheit geraten. Zu jeder Aufgabe muss bis zu einem bestimmten Zeitpunkt ein Ergebnis vorliegen, das idealerweise von einem Teilnehmer verantwortet wird.

Das Abfragen des Bearbeitungsfortschritts von Aufgaben aus dem letzten Meeting schafft bei den betroffenen Verantwortlichen eine klare Verbindlichkeit, diese Aufgabe termingerecht zu erledigen. Denn kein Teilnehmer möchte in einer großen Runde eingestehen, dass er seine Aufgabe nicht pünktlich gemeistert hat.

Verschiebungen von Deadlines können zwar niemals ausgeschlossen werden … z.B. im Krankheitsfall … sollten jedoch immer akribisch festgehalten und nachverfolgt werden. In Ausnahmefällen … z.B. beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus der Firma … kannst du seine Aufgabe auch an einen Dritten übertragen.

05. Entscheidungen und Aufgaben dokumentieren

Erstelle von jedem deiner Meetings ein Ergebnisprotokoll … hier ist ein fertiges Template. Protokolle sind jedoch nicht dazu da, um Meetings wortwörtlich zu dokumentieren. Du verschwendest damit nur deine wertvolle Zeit. Das einzig Wichtige, was aus meiner persönlichen Sicht in ein Protokoll gehört, sind Entscheidungen und Aufgaben … nicht mehr und nicht weniger!

Währen bei einer Entscheidung klar ist, dass du den Inhalt der Entscheidung und den oder die Entscheider dokumentierst, solltest du bei der Aufnahme von Aufgaben unbedingt folgende vier Fragen beantworten:

  • Was ist die konkrete Aufgabe (z.B. Durchführung einer Wettbewerbsanalyse im französischen Markt für Rasenmäher)? … Benenne das Kind beim Namen!
  • Welches Endergebnis soll aus dieser Aufgabe hervorgehen (z.B. Erstellung einer Präsentation zu den drei wichtigsten Wettbewerbern mit ihren Stärken und Schwächen)? … Um Überraschungen zu vermeiden, muss schon jetzt allen Teilnehmern ungefähr klar sein, was am Ende herauskommt!
  • Bis wann muss das Ergebnis vorliegen (z.B. bis Ende des laufenden Monats, hier 30.06.)? … Sei bei der Vergabe von Deadlines so präzise wie möglich und berücksichtige mögliche Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen und Projekten.
  • Welche EINE Person ist für diese Aufgabe verantwortlich (z.B. Hr. Mustermann)? … Du willst schließlich wegen einer Aufgabe nicht mehreren Personen gleichzeitig hinterherrennen!

Falls du noch nie vorher ein Protokoll geschrieben, dann lerne in diesem Artikel, wie du zu einem Weltmeister im Notizen machen wirst.

04. Zusammenfassung der Meetingergebnisse

Fasse am Ende des Meetings alle getroffenen Entscheidungen und verteilten Aufgaben kurz zusammen. Hol dir das Commitment der Teilnehmer ein, diese Entscheidungen umzusetzen und die vereinbarten Aufgaben termingerecht zu erledigen. Setzte ggf. die letzten Häkchen in die offenen Kästchen ein, um die Ziele als „erreicht“ zu kennzeichnen. Falls einige Ziele im Meeting nicht erreicht wurden, kündige an, dass diese im Nachfolgemeeting wieder aufgenommen werden.

03. Nächstes Meeting

Vereinbare am Ende eines jeden Meetings den Termin für das Nachfolgemeeting.

Die Teilnehmer sind am Ende eines Meetings hochmotiviert und machen gerne größere Zugeständnisse. Nutze zudem die Gelegenheit, dass du alle Teilnehmer an einem Ort zusammensitzen hast und dir dadurch lästige Einzelabstimmungen im Nachhinein ersparst.

Fordere deine Teilnehmer ggf. schon im Voraus dazu auf, ihre Kalender mitzubringen bzw. auf freie Zeitfenster zu prüfen. Termine im Nachhinein zu vereinbaren, kann dir erhebliche zeitliche Verzögerungen und eine Reihe von lästigen Abstimmungsrunden ersparen.

Nach dem Meeting

02. Dokumentation verschicken

Sobald du nach einem Meeting die Dokumentation der Entscheidungen und Aufgaben elektronisch festgehalten hast, verschicke diese spätestens innerhalb der nächsten 48 Stunden per Email an die Teilnehmer.

Fordere die Teilnehmer gleichzeitig dazu auf, dir innerhalb der nächsten 2 Tage Rückmeldung mit konkreten Verbesserungsvorschlägen zu geben, sofern Sie mit dem Inhalt nicht einverstanden sind. Anderenfalls würdest davon ausgehen, dass alle gemachten Angaben korrekt und damit verbindlich sind.

Wie du die die Antwortquote auf deine Emails garantiert erhöhen kannst, erfährst du übrigens diesem Artikel.

01. Feedback einholen

Die oben genannten Punkte bilden eine solide Basis für produktive Meetings. Nichtsdestotrotz ist es sehr wichtig, nach jedem Meeting in sich zu kehren und folgende Fragen zu beantworten:

  • Was ist gut gelaufen? Was kann ich davon im Nachfolgemeeting wieder verwenden?
  • Was ist schlecht gelaufen? Wie kann ich es beim nächsten Mal besser machen?

Halte deine Antworten schriftlich fest. Stelle die obigen Fragen auch den Teilnehmern deines Meetings. Scheue dich nicht davor, gerade die kritischsten Stimmen anzuhören. Denn ihre … nicht immer feinfühlig formulierten … Anmerkungen (z.B. du warst zu leise, hast genuschelt, hast den Faden verloren) bringen dich definitiv weiter als plumpe Aussagen à la „War ganz gut!“.

Weitere Tipps zu produktiven Meetings

Du findest meine Gedanken zu produktiven Meetings schon ganz gut, vermisst jedoch noch ein paar wichtige Punkte?! Dann teile deine Tipps unten im Kommentarfeld mit. Oder nutze das Template „Ergebnisprotoll“ für dein nächstes Meeting.

Lesern, den dieser Artikel gefallen hat, gefiel auch …

Wow. It's Quiet Here...

Be the first to start the conversation!

Leave a Reply:

Gravatar Image